Le Week-end d’Intégration, ou plus communément appelé WEI, est sans nul doute l’événement festif le plus important de l’année pour les étudiants. Il permet à ces derniers de nouer des liens, d’apprendre à se connaître, d’accueillir la nouvelle promotion et de donner la meilleure image possible de l’école. Le terme “WEI” nous vient tout droit des étudiants des grandes écoles de commerce et d’ingénieurs françaises, puis s’est généralisé dans les filières politiques, droit et médecine.
Pour le Bureau Des Etudiants (BDE), l’enjeu est donc de taille ; les membres de l’association doivent fournir le cadre le plus propice aux rencontres et à l’amusement. Vouloir le meilleur pour ses étudiants demande de l’organisation et de penser à tout, comme le lieu, la date ou encore les activités. Vérifiez bien qu’aucun événement important n’ait lieu autour de la période choisie. L’objectif est que tous en parlent durant des semaines. Si c’est le cas, vous pourrez dire que vous avez réussi ce week-end si particulier pour tous les étudiants, et qui restera gravé dans leur mémoire.
Pour organiser un week-end d’intégration inoubliable, il faut une bonne organisation au sein de votre BDE. Essayer de définir les rôles et les actions de chacun pour faciliter l’organisation. Offrez à chaque étudiant un textile personnalisé, afin que tout le monde garde un souvenir inoubliable de ce moment de partage !
Nous vous proposons 7 étapes à ne pas négliger pour un week-end d’intégration réussi.
Sommaire :
- Week-end d’intégration : Tout ce qu’il faut savoir avant de se lancer
- Définissez les rôles de chacun dans l’organisation du WEI
- Planifiez l’évènement de A à Z et déterminez le budget du week-end d’intégration
- Sélectionnez l’endroit idéal pour un WEI inoubliable
- Organisez l’aspect logistique du week-end d’intégration
- Programmez les activités
- Communiquez autour du week-end d’intégration
- Occupez-vous de la sécurité de l’évènement
1. Week-end d’intégration : Ce qu’il faut savoir avant de se lancer
Quand on débarque à la fac ou dans une nouvelle école, on est généralement un peu paumé. On ne connaît personne, on est timide… Le WEI, ou week-end d’intégration, c’est l’occasion idéale de briser la glace ! On évite ainsi les regards gênés dans les couloirs ; après un bon week-end d’intégration, chaque étudiant se sera fait quelques amis avec qui rigoler entre les cours.
Pour les 2e ou 3e années qui participent, c’est une occasion en or d’accueillir les petits nouveaux comme il se doit. On leur montre les ficelles, on leur raconte les anecdotes de l’école, bref, on les intègre dans cette famille géante.
Sachez cependant que, bien que cette mission d’organiser ce week-end vous paraisse amusante (et elle l’est, ne vous y méprenez pas !), elle demande beaucoup de temps, d’organisation et d’investissement. De manière générale, ce sont les élèves élus depuis peu au Bureau des Étudiants (BDE) qui se retrouvent responsables de cette tâche. Ces derniers ont, de ce fait, parfois peu d’expérience dans l’organisation d’évènements, et peuvent se retrouver un peu perdus ! Heureusement, chez MAINGAUCHE, nous sommes là pour vous aiguiller, si tel est votre cas.
2. Définissez les rôles de chacun dans l’organisation du WEI
Le responsable général du week-end d’intégration
Dans un premier temps, il y a le responsable général, qui sera un peu le chef d’orchestre du WEI. C’est la personne qui a une vision d’ensemble de l’événement et qui s’assure que tout se déroule comme prévu. Ce rôle est souvent occupé par l’étudiant président du BDE ou un membre expérimenté de l’équipe. Un WEI sans un bon responsable général, c’est un peu comme un bateau sans capitaine. Tout le monde rame, mais personne ne sait vraiment où on va.
La logistique et la prise en charge des activités
Ensuite, la logistique est le pilier central de l’organisation d’un week-end d’intégration. Sans une équipe logistique bien rodée, même les meilleures idées peuvent vite tourner au cauchemar. Ces étudiants s’occupent de toutes les questions pratiques, et croyez-le, il y en a beaucoup : les questions de réservation du/des lieu(x), le transport, l’hébergement durant le séjour, ou encore la restauration.
Il doit également y avoir un ou plusieurs étudiant(s) en charge des activités. Le but est de s’assurer que tout le monde passe un super moment et rentre avec des souvenirs plein la tête. Cela demande de l’adaptabilité, notamment le fait de prévoir des plans B en cas d’imprévus, et de la coordination avec les responsables logistiques, pour s’assurer de la disponibilité du matériel potentiellement nécessaire et de sa restitution.
La trésorerie, la communication et les relations extérieures
Un trésorier doit être nommé, et cette personne devra estimer le coût total du week-end d’intégration en prenant en compte tout : transport, hébergement, restauration, activités, et imprévus. Il fixera aussi le prix de participation pour que ce soit abordable, mais suffisant pour couvrir les frais, et collectera les paiements des participants (ce qui peut être un vrai casse-tête avec les retardataires et les oublis). C’est un rôle qui demande de la rigueur, de l’organisation et un bon sens des responsabilités.
N’oublions pas la partie communication, qui est aussi importante que les autres lors d’un week-end d’intégration ! Cette tâche consiste à attirer des participants et les tenir au courant des détails pratiques. Les étudiants en charge de cette mission doivent promouvoir le WEI en créant des affiches, en gérant les réseaux sociaux avec des posts réguliers et en envoyant des mails informatifs.
Enfin, il nous faut des responsables des relations extérieures ; ces étudiants sont en charge de décrocher des partenariats qui permettront de booster le week-end d’intégration, mais aussi tous les événements à suivre. Ils doivent avoir la tchatche pour convaincre les éventuels sponsors, et vendre du rêve tout en restant pro !
3. Planifiez l’événement de A à Z et déterminez le budget du week-end d’intégration
Trouver LA bonne date et coordonner le tout
Organiser un week-end d’intégration se révèle parfois être aussi compliqué que d’organiser un mariage. Il y a souvent beaucoup de personnes à convier et à coordonner, et il faut trouver de quoi les loger et les occuper sur tout un week-end !
Idéalement, il faut s’y prendre le plus tôt possible. Néanmoins, on le sait, les WEI surviennent généralement au début de l’année, ce qui laisse peu de temps pour la préparation des festivités. Raison de plus pour commencer à y réfléchir avant la rentrée !
Quant à la date de départ pour le week-end d’intégration, il s’agit de trouver le meilleur moment pour réunir l’ensemble des étudiants, toutes promotions confondues. Pour définir le moment opportun, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de l’administration pour connaître le planning de chaque promo.
Également, pensez que d’autres événements peuvent avoir lieu en ce début d’année ! Pour éviter de court-circuiter d’autres projets ou de ne pas recueillir suffisamment d’étudiants (qui préféreront participer aux autres événements), organisez votre week-end d’intégration à un moment où aucun autre événement n’est prévu. Pour avoir une idée de la meilleure période, renseignez-vous sur les WEI des années précédentes et capitalisez sur leurs réussites et échecs !
Établir un budget réaliste pour le week-end d’intégration
Parlons argent ! Établir un budget réaliste est indispensable pour un WEI inoubliable sans vous ruiner. Commencez par lister toutes les dépenses possibles, qui peuvent survenir tout au long de l’événement. Ensuite, faites une estimation pour chaque poste. Il peut être tentant de vouloir organiser le week-end d’intégration le plus incroyable possible, mais il faut garder les pieds sur terre. Faites le calcul : prix de la location + transport + activités + restauration etc., divisé par le nombre de participants. Si ça vous donne un prix par personne qui dépasse le budget moyen d’un étudiant, il va certainement falloir revoir vos plans. Si ça vous semble trop élevé, cherchez des moyens de réduire les coûts : négociation avec les prestataires, recherche de sponsors, ou ajustement de certaines activités. L’objectif est de trouver le bon équilibre entre un WEI incroyable et un prix abordable pour tous.
N’oubliez pas de prévoir un budget goodies : ces derniers, que vous distribuerez aux participants de votre week-end d’intégration, assureront que les étudiants se souviennent de cette expérience sur le long terme, grâce à un vêtement ou accessoire personnalisé ! Vous pouvez par exemple choisir de faire broder un sweat à capuche, comme l’a fait le BDE ISIMA pour les promotions 2023-2024, ou encore choisir un sac de sport brodé personnalisé à votre image, comme l’a récemment fait EDHEC Business School.
Le sweat JH001 de Just Hoods personnalisé en broderie pour le BDE ISIMA
Le sac de sport W814 de Westford Mill personnalisé en broderie pour EDHEC Business School
4. Sélectionnez l’endroit idéal pour un WEI inoubliable
Maintenant, parlons de l’endroit où vous allez organiser votre WEI. Et ce n’est pas une décision à prendre à la légère ! L’endroit que vous allez choisir va définir toute l’ambiance de votre week-end.
Définissez un temps de trajet adapté à la durée du week-end d’intégration
D’abord, pensez à la distance. Vous voulez un endroit qui soit assez loin pour donner l’impression d’être en vacances, mais pas trop non plus. Aucun étudiant n’a envie de passer toute une journée dans un bus, et encore moins pour un voyage de 2 ou 3 jours. L’idéal est de viser un lieu à 2 ou 3 heures max de votre école. Comme ça, vous avez l’impression de partir en voyage, mais sans le côté négatif du trajet qui s’éternise.
Sélectionnez un endroit qui puisse accueillir tout le monde confortablement
Ensuite, réfléchissez à la capacité d’accueil. Combien vous êtes dans votre promo ? 100 ? 200 ? Plus ? Il faut que l’endroit puisse accueillir tout ce beau monde confortablement. Et quand on dit confortablement, cela veut dire que tout le monde doit avoir un lit (ou au moins un matelas) et qu’on ne doit pas se marcher dessus. Rien de pire qu’un WEI où la moitié des étudiants dorment par terre parce qu’il n’y a pas assez de place (bien que certains ne soient pas bien difficiles).
Des infrastructures adaptées à votre WEI et aux activités de votre choix
Parlons aussi des infrastructures. Vous avez besoin d’un endroit qui a tout ce qu’il faut pour vos activités. Une grande salle pour les soirées ? Check. Des espaces extérieurs pour les jeux en plein air ? Check. Une cuisine équipée si vous prévoyez de faire vos propres repas ? Double check. N’oubliez pas de vérifier qu’il y a assez de douches et de toilettes. Ça a l’air bête dit comme ça, mais en réalité, c’est super important quand vous avez 100 étudiants qui veulent se doucher en même temps après une journée d’activités.
Et pour les activités alors ? L’endroit idéal est celui qui vous offre plein de possibilités. Un lac à proximité pour faire du canoë ? Une forêt pour organiser une chasse au trésor ? Des salles pour faire des ateliers si le temps n’est pas de la partie ? Plus vous aurez d’options, mieux ce sera. Comme ça, vous pourrez vous adapter en fonction de la météo et de l’humeur du groupe.
Ne mettez pas de côté l’ambiance du lieu et les conditions de location !
N’oubliez pas non plus de penser à l’ambiance. Un château médiéval, ça peut être super cool pour un WEI à thème. Une grande ferme rénovée, ça peut donner un côté champêtre sympa. Un centre de vacances au bord de la mer, ça peut être parfait pour un WEI estival. L’important, c’est de trouver un endroit qui a du caractère et qui va marquer les esprits.
Vérifiez bien les conditions de location. Est-ce que vous avez le droit de faire du bruit jusqu’à tard dans la nuit ? Pouvez-vous amener votre propre alcool ou est-ce que vous êtes obligés de passer par leur bar ? Est-ce qu’il y a un forfait ménage inclus ou est-ce que vous devez tout nettoyer vous-même à la fin ? Tous ces détails peuvent faire une grosse différence dans l’organisation.
Enfin, pensez à l’après-WEI. Un endroit facile à nettoyer vous évitera bien des soucis le dimanche matin, quand tout le monde sera fatigué et pas très motivé pour faire le ménage.
5. Organisez l’aspect logistique du week-end d’intégration
Comment arrive-t-on à bon port ?
Pour le transport, plusieurs options s’offrent à vous afin de vous rendre à l’endroit choisi pour votre week-end d’intégration : bus, covoiturage, train… Le bus est souvent la solution la plus pratique et la plus économique. Vous pouvez négocier un bon prix avec une compagnie de bus, surtout si vous réservez tôt.
Assurez-vous que le bus soit suffisamment grand pour accueillir tout le monde, et qu’il y ait de la place pour les bagages. Pensez aussi à prévoir des pauses si le trajet est long, histoire que personne ne se transforme en statue de sel avant même d’arriver.
Le covoiturage est une autre option sympa, surtout si le lieu n’est pas trop loin. Cette option permet de réduire les coûts et de commencer à créer des liens dès le trajet. Créez un tableau de covoiturage pour que les conducteurs et les passagers puissent s’organiser facilement.
Où dormir durant ce week-end d’intégration ?
Comme nous l’avons dit dans la partie précédente, assurez-vous que le lieu dispose de suffisamment de lits ou de places pour tous les étudiants. Si vous optez pour des dortoirs, essayez de les répartir de manière équilibrée pour que personne ne se sente isolé. Pensez aussi à prévoir des chambres séparées pour les responsables, histoire qu’ils puissent se reposer et se ressourcer quand ils en ont besoin.
Que va-t-on manger pendant le WEI ?
Concernant la restauration, vous avez plusieurs options : faire appel à un traiteur, cuisiner sur place, ou une combinaison des deux. Si vous faites appel à un traiteur, assurez-vous qu’il puisse s’adapter aux régimes alimentaires spécifiques (végétarien, sans gluten, etc.). Vous pouvez aussi tenter de négocier les tarifs et les menus pour que tout le monde y trouve son compte.
Si vous décidez de cuisiner sur place, faites une liste de courses détaillée et répartissez les tâches entre les participants. Pensez à des repas simples mais nourrissants, qui ne demandent pas trop de préparation. Et surtout, prévoyez suffisamment de snacks et de boissons pour les petites faims entre les repas.
Et le matériel alors ?
Faites une liste de tout ce dont vous pourriez avoir besoin : sono, jeux, équipements sportifs, matériel de camping, etc. Vérifiez que tout est en bon état et fonctionnel avant de partir. Si vous devez louer du matériel pour votre événement, faites-le à l’avance pour éviter les mauvaises surprises.
Pensez aussi aux petits détails qui peuvent faire la différence : des rallonges électriques, des lampes de poche, des sacs poubelle, du papier toilette en quantité suffisante… Plein de petits trucs auxquels on ne pense pas toujours, mais qui peuvent vraiment sauver la mise.
6. Programmez les activités
Allez, parlons des activités maintenant ! C’est le cœur de votre WEI, ce qui va faire que les gens vont s’en souvenir pendant des années. Il faut que qu’elles envoient du lourd, mais attention, il faut aussi qu’elles soient bien organisées pour éviter le chaos total lors de votre week-end d’intégration.
Pensez à varier les plaisirs. Tout le monde n’est pas fan des mêmes choses : il faut donc un mix d’animations pour que chacun y trouve son compte.
| Jeux d’équipe | Activités sportives | Ateliers créatifs | Soirées à thème |
| Jeux de piste Mini-olympiades Chasse au trésor Escape Game Cache-cache | Tournois (beach volley, football, rugby) Tir à l’arc Course d’orientation Cours de yoga | Customisation de vêtements Atelier photo Création de cocktails Créations musicales | Années 80 Fluo Casino chic Déguisée Cinéma en plein air Karaoké |
7. Communiquez autour du week-end d’intégration
Parlons communication : vous pouvez être en train d’organiser le meilleur week-end d’intégration de tous les temps, si aucun étudiant n’est au courant, ça ne sert pas à grand chose.
Encore une fois, prenez vous-y le plus tôt possible. Dès que vous avez les dates et le lieu, communiquez dessus. Pourquoi ? Parce que ça va générer de la curiosité, les étudiants vont en parler entre eux, et ça leur permettra de bloquer la date de l’événement dans leur agenda.
Faites la promotion de votre week-end d’intégration sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux, c’est bien évidemment vos meilleurs amis pour la communication auprès des étudiants. Créez un événement Facebook, utilisez Instagram pour poster des teasers, faites des stories pour maintenir l’intérêt. Postez régulièrement, mais pas trop non plus. Une fois par semaine au début, puis augmentez la fréquence à l’approche de l’événement.
Pensez à l’affichage au sein de votre école
Oui, les bonnes vieilles affiches, ça marche encore. Faites-en des belles, colorées, qui attirent l’œil. Placez-les stratégiquement dans l’établissement : cafétéria, couloirs, salles de cours… Partout où les étudiants passent souvent.
Ne négligez pas les mails
Envoyez des mails d’info à toute la promo. Attention, il faut que l’objet soit accrocheur, sinon ça finira direct dans la corbeille ou ils ne seront tout simplement pas ouverts. Mettez des GIFs, des emojis, bref, rendez ça fun à lire.
Optez pour des stands d’info
Mettez en place des stands dans l’école où les gens peuvent venir poser des questions, s’inscrire, etc. C’est l’occasion de créer du lien direct avec les participants potentiels.
8. Occupez-vous de la sécurité de l’évènement
S’occuper du bon déroulement et de la sécurité du WEI ne fait pas rêver, mais il faut en parler ! Personne n’a envie de voir son week-end d’intégration gâché par des éléments perturbateurs et imprévus.
Il faut donc un plan de sécurité solide. Cela implique de connaître parfaitement le lieu, pour repérer les sorties de secours, les points d’eau ainsi que les extincteurs.
Prévoyez aussi une équipe de sécurité selon le type d’animations que vous souhaitez organiser (et notamment si celles-ci impliquent de l’alcool). Idéalement, vous voulez des pros, mais si le budget est serré, formez au moins quelques membres du BDE aux premiers secours. Et assurez-vous d’avoir toujours quelques personnes sobres pour gérer les urgences.
Vous vous occupez de l’organisation du week-end d’intégration de votre école et vous êtes à la recherche d’idées sympas pour en faire une expérience inoubliable ? Pensez à la personnalisation de vêtements ou d’accessoires, que les étudiants garderont avec eux pour longtemps ! Les experts de MAINGAUCHE sont là pour vous conseiller et vous accompagner dans votre projet.
